Sous la responsabilité du Responsable Qualité-Méthodes et Documentation de l’Établissement, le/la gestionnaire de documentation est intégré(e) dans l’équipe du Bureau Documentaire de l’établissement d’Equeurdreville pour y réaliser une partie des tâches suivantes :
Gestion de la documentation projet :
· Participer à l’élaboration du plan de classement des projets
· Finaliser les documents en gestion électronique
· Proposer une assistance méthodologique sous l’outil REFCC
· Assurer une veille documentaire, des contrôles et mises à jour documentaires
· Réaliser des « requêtes » permettant le suivi réel de l’évolution de chaque document
· Traiter la documentation de gestion de projet en fin de projet
· Traiter la documentation d’installation en fin de projet
· Transférer la bibliothèque de documents projet au client
· Gérer les archives vie longue
Gestion de la documentation fournisseur :
· Participer à la définition des données de base des commandes (partie documentation)
· Participer au lotissement des contrats fournisseurs
· Contrôler, collecter et diffuser les documents dans le cadre d’appels d’offres
· Mettre en place des réunions avec les fournisseurs
· Intervenir dans le pilotage des contrats pour la partie documentation
· Réaliser des tableaux Excel (croisés dynamiques) permettant : le suivi par fournisseur et le suivi d’indicateurs (temps de traitement des documents fournisseurs)
· Contrôler les documents des fournisseurs avant intégration dans REFCC
· Contrôler les dossiers documentaires finaux des fournisseurs
· Transférer la documentation fournisseur au client
Tâches annexes :
· Créer des SharePoint
· Gérer les accès REFCC
· Gérer la base de modes opératoires REFCC (révision et rédaction de nouveaux modes opératoires).
· Formation des nouveaux arrivants aux règles de gestion documentaire ainsi qu’à l’utilisation de REFCC
· Formation des fournisseurs aux règles de gestion documentaire
De formation BAC +2 à dominante technico-administrative, une première expérience en gestion de documentation serait un plus.
Vous avez des connaissances ou compétences suivantes :
· Maîtrise des logiciels suivants :
· Outils bureautiques (très bon niveau requis)
· Word
· Excel
· Powerpoint
· Notes
· MFT (Plateforme d’échange sécurisée) et/ou POSTFILES à venir
· REFCC (notre gestion électronique des documents)
· Captivate
· Sirius
· Connaissances en matière de gestion documentaire ou en gestion des informations
· Capacité d’écoute et d’analyse des problématiques liées à la gestion documentaire des projets pour proposer des solutions aux projets
· Aptitude à communiquer au sein d'un projet et avec les fournisseurs
· Autonomie dans l’organisation journalière du travail et l’identification des priorités.